En el libro Meetings and Committee Procedure , Gordon R. Wainwright habla de los principales motivos por los que fracasan las reuniones , entre los que destacan:

- Hay muchas y duran demasiado

- No se tomandecisiones rápidas

- Se desarrollan de forma poco adecuada

- Hay reuniones que no tienen otra finalidad que la de reunirse

- Tienen un alto coste ((€ / hora de cada asistente + coste oportunidad)

- Comienzan tarde y nunca sabes cuando terminan

- Son reuniones rutinarias donde prácticamente nadie participa

- Tienen un inadecuado reparto del tiempo entre los participantes

- Hay reuniones que sólo buscan el consenso o contrariamente enfrentarse a los departamentos

- Hay agendas ocultas

La "reunionitis "es un mal diagnosticado a muchas organizaciones , cualquier tema a tratar es motivo para hacer una reunión , tantas que la gente no las toma en serio y por tanto ni tienen agenda previa nipreparación .

La agenda es el primer paso para hacer una reunión con éxito .

Debe tener todos los puntos a tratar, el tiempo que dedicaremos a cada uno, en qué momento haremos un descanso (así evitamos que cojan llamadas, salidas de la sala en el momento menos oportuno, etc, etc).

¿Quién es el responsable de cada tema, qué decisiones se deben tomar ya qué hora termina la reunión.

Y, evidentemente enviarla a todos los convocados con antelación.

El segundo punto básico es decidir los asistentes . Hay organizaciones que convocan a las personas a asistir a una reunión con criterios de estatus (sólo los Directores o responsables de los departamentos) cuando la persona que más conoce el tema es precisamente la que nunca se convocada porque no tiene ninguna posición directiva .

Otras organizaciones convocan para "no molestar a nadie", las reuniones terminan siendo una asamblea donde es poco probable que se puedan tomardecisiones de manera efectiva.

Por lo tanto, antes de convocar una reunión es recomendable responder estas preguntas :

- ¿Realmente es necesaria ?

- ¿Cuál es el objetivo ?

- ¿Qué temas queremos tratar?

¿Qué tiempo damos a cada uno?

- ¿Cuáles son las personas que deben asistir? (Ideal entre 5 y 9 personas).

Es necesario pues, hacer una previa con otras personas?

¿Quién es el responsable de cada tema?

- ¿Qué tiempo podemos / queremos dedicar? Valoramos el precio

- ¿Qué información necesitan los asistentes previamente?

- ¿Qué decisiones / acuerdos queremos tomar?

- ¿Qué pasa si no se llegan a acuerdos ? Quién decidirá? Tenemos un plan B?

- ¿Quién hace el acta de la reunión?

- ¿Qué hacemos después de la reunión?

Como se materializan las decisiones tomadas?

Como haremos elseguimiento ?

Si tenemos en cuenta estas premisas, no sólo ganaremos en efectividad de nuestras reuniones , sino que también revertirá de forma positiva en el resto de la organización. Con este cambio estamos comunicando que la organización respecto al tiempo de todos (dejaremos de oír comentarios del tipo "en mi empresa sabes cuando empieza una reunión pero no cuando termina", "uff, reunión!, Con el trabajo que tengo") .

Estamos "modelando" como queremos tomar decisiones ya que cuando los responsables de los departamentos hagan reuniones seguirán este ejemplo . También estamos comunicando que la opinión de los profesionales de la empresa es tenida en cuenta. Provocan un efecto cascada deconcienciación y corresponsabilidad sobre los resultados, ya que los asistentes a la reunión deben preparar y por ello deberán implicar a sus equipos. Y sin dudas, ganaremos en calidad de vida, empezamos a compartir responsabilidades .

Autor del articulo -Porque fracasan las reuniones.Per què fracassen les reunions?

Aida Jurado BARCELONA 21|05|2014

Por qué las reuniones fracasan

Perspectivas personales sobre el encuentro en cuestión, objetivos de carrera y hasta cómo se sienten liderando o siendo liderados los individuos son los aspectos irracionales que influyen en el éxito o fracaso de las reuniones.

jue jun 27 2013 04:00

El dilema de la “reunionitis” y cómo paliarla no es nuevo para ningún ejecutivo. Muchos sienten que la mayoría de sus reuniones son una pérdida de tiempo y tienen claras algunas reglas básicas para sacarles provecho, como seguir una agenda, contar con una persona que lidere el encuentro y asistir solamente a las realmente necesarias.

Pese a esto, muchas reuniones de negocios siguen fallando. Es que existen una serie de factores irracionales, que poco tienen que ver con el negocio, incrustados en la realidad cultural y emocional de las organizaciones, que deberían tener en cuenta quienes están a cargo de esas instancias para sacarles un mayor provecho.

Según un artículo de Harvard Business Review, se trata de “sistemas sociales” y podrían resumirse en los siguientes tres:

1- Cuando las personas llegan a una reunión, cada una de ellas tiene diferentes perspectivas. Para algunos es una prioridad, mientras que otros asisten simplemente porque está en su agenda. En tanto, algunos contarán con una gran preparación, mientras que otros llegarán con el tiempo justo. Asimismo, algunos asistentes se sentirán seguros con el tema a tratar, mientras que otros preferirán simplemente seguir lo que los demás quieran hacer.

2- La gente tiene diferentes objetivos personales que influenciarán el tono de la reunión. En algunas empresas, participar de ciertas reuniones es símbolo de estatus, muestra que las personas forman parte de un proyecto, aunque en los hechos contribuyan muy poco. A veces las reuniones asumen un corte más social, sobre todo cuando sus participantes no se ven a menudo.

3- En tercer lugar, las personas reaccionan diferentes liderando o siendo lideradas. Algunos participantes se sienten bien dejando a otro liderando, mientras que otros sabotearán al líder o se convertirán en agresivos pasivos. De modo similar, algunos ejecutivos tomarán el cargo naturalmente, mientras que otros dudarán al ejercer el poder.

REFRANES a tener muy en cuenta siempre - "NUNCA LLUEVE A GUSTO DE TODOS".- "ARRIMAR EL ASCUA A SU SARDINA".- "CADA UNO HABLA DE LA FERIA COMO LE VA EN ELLA".Y no olvidarse de la "mas moderna" que dice : "Aqui el que no corre vuela y el MAS TONTO hace aviones".

Nota : pongo estos tres refranes para que el lector tenga cuidado con lo que lee.
Es muy facil manipular a la gente, todo el cuidado es poco.
Hay que CUESTIONARSE lo que se lee, CONTRASTARLO y luego CADA UNO DEBE LLEGAR A SUS PROPIAS CONCLUSIONES.

SISTEMAS Y METODOS

TDM - Teorias Definiciones Manuales

RRHH - Recursos Humanos

PET - Planificacion Estrategia Tactica.

sCO2 - sistema Controlar Ordenar Organizar

mAP - metodo Agenda Perpetua.

mSg - metodo SIMPLE de gestion

mPIPOC - metodo Plan de Incentivos Por Objetivos C.

mPO - metodo Proyecto Objetivo.

mAC - metodo ARCHIVO CAJON.

VRedondoF

** Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. **

** Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. **

** Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE, según mi criterio). **

** Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. **

** Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera), contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. **

** Si te ha gustado la publicacion, lo mejor que debes hacer es ir al blog/pagina del autor y DEJAR UN COMENTARIO. En mi blog no puedes dejar comentarios, pero si en el del autor. **

** Cuando incorporo MI OPINIÓN, la identifico CLARAMENTE, con la única pretensión de DIFERENCIARLA del articulo original. **

** Pido perdon por MIS limitaciones literarias. El hacerlo mejor (no mucho) me cuesta dedicarle MAS TIEMPO, y la verdad es que (ademas de no tener tiempo) tengo poca paciencia, por ello, y nuevamente, pido disculpas por las susodichas limitaciones. **

** Mi correo electrónico es vredondof (arroba) gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algún comentario. **

** Por favor! Si te ha molestado el que yo haya publicado algún artículo o fotografía tuya, ponte en contacto conmigo (vredondof - arroba - gmail.com ) para solucionarlo o retirarlo. **

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Publicado por Blogger para TDM el 8/25/2014 06:12:00 a. m.