[UI] Crea tus propios filtros como los Prioritarios de Gmail

NOTA DE VRedondoF :

A las personas no nos gusta CAMBIAR , si ademas somos diseñadores de productividad como Berto ... pues que no le toquen "SU SISTEMA" .

Yo entiendo que el equipo de GMAIL cuando incorpora una funcionalidad a su correo ( gratuito) lo ha experimentado bien ... bien, por ello tenemos que INTENTAR ADAPTAR nuestro propio sistema a ellos ...

SOBRE TODO PARA PODER APROVECHAR TODO EL POTENCIAL QUE GRATUITAMENTE NOS OFRECEN GRATIS , y por ello hay que dar les no una .. sino muchas oportunidades para conseguir  ajustarnos a SU DISEÑO.

Ya se que Google fracaso en muchos de sus inventos ... pero no necesariamente tiene que ser este uno de ellos ... y que conste que YO NO ESTOY ADAPTANDOME NADA BIEN y que el mismo dia de su incorporacion pense 20 veces el desecharlo...

Pero soy consciente de que gracias a google tenemos una serie de servicios y utilidades que no dudariamos en pagar por ellos ... aun me acuerdo de cuando tenia que pagar por una simple cuenta de correo ... o por todo lo que se "meneaba" en internet.

Por lo tanto yo te aconsejo que intentes adaptarte al modelo de Google en todo lo que puedas.Gracias a Google tengo "TODO EN LA NUBE" y gratis.

Yo tengo MUY CLARO que en internet tengo un antes y un DESPUES DE GOOGLE.

Si no utilizas Gmail pero te gustaría disponer de la funcionalidad de los "Prioritarios", o si tienes Gmail pero eres (como yo) de los filtros "de toda la vida", hay una serie de reglas inteligentes que puedes establecer para crear tus propios Prioritarios.
Pero antes de contarte cómo, déjame ponerte en situación. He probado durante unos días los Prioritarios de Gmail y he desactivado la funcionalidad. No digo que no esté bien, no digo que no funcione, es que a mí no me vale. Creo que para muchos usuarios puede resultar pero para ciertos perfiles, como el mío, no. Y me explico.

Recibo correos de personas que me escriben por primera vez tan importantes o más que los que me envían con otras con las que intercambio mensajes habitualmente. Si alguien quiere contactarme para dar un curso o un seminario, ese mensaje es más importante que otros. Y Google no puede saberlo.
Por otro lado, el hecho de tener ya en mi Gmail un buen sistema de filtros, ha tenido mucho que ver a la hora de que no me enamorara la nueva funcionalidad. Con mi plan de reglas y etiquetas por lo menos el 80% del correo que recibo a diario ya se clasifica automáticamente atendiendo a mi criterio. Tengo mis propios "correos VIP" con mis propios filtros manuales.
El problema de los filtros manuales es precisamente ése. Que son manuales, hay que prefijarlos y diseñarlos con cuidado, y posteriormente ajustarlos o eliminarlos cuando pierden validez o cambia algo. Para que funcionen bien debes hacer un mantenimiento con cierta regularidad. Pero tampoco veo que sea un drama dedicar veinte minutos cada mes (o cada dos) a algo que todos los días te aligera enormemente el trabajo.
A la hora de establecer tus propios filtros de Prioritarios á la Gmail puedes hacerlo atendiendo a estos tres criterios:

• Gente importante
  Tu jefe, tu supervisor, el responsable de tu departamento o división, un cliente relevante al que le quieres dar un trato preferencial, un nuevo contacto que quieres mantener "caliente". En ese caso defines el filtro atendiendo al remitente de los correos. Haz una breve lista de la gente o cargos más importantes en torno a tu trabajo y decide si le pones un "filtro VIP".
• Colaboradores importantes
  Personas con las que diariamente trabajas y de las que dependes o dependen de ti. Pueden ser tus socios, un freelance externo o bien algunos miembros de tu equipo. Sus mensajes deben destacar sobre notificaciones, envíos regulares, mensajes de amigos, consultas menores, etc.
• Proyectos importantes
  Si estás trabajando en un proyecto o servicio en el que participan personas tanto dentro de la empresa como fuera. Tu jefe, compañeros, proveedores, clientes, freelances… Puedes agruparlos a todos en un filtro relacionado con ese proyecto, atendiendo a los remitentes o bien al Asunto del mensaje (si habéis acordado una nomenclatura común — por ejemplo todos los mensajes relacionados con ese proyecto empiezan así: [NOMBREPROYECTO]).

Y tres rápidas recomendaciones finales sobre los filtros que siempre me han ayudado a mí. Para que te funcionen bien sigue estos pasos:

1. ¿Merece la pena?
   Pregúntate si necesitas ese filtro. No los hagas a lo loco porque no se trata de hacer 1.000 sino 5-10-20 que de verdad te faciliten el trabajo.
2. ¿De verdad son VIP?
   Sé muy riguroso a la hora de decidir si es o no VIP, si incluyes a tal o cual persona en el filtro. De lo contrario te encontrarás con que el 90% de tus mensajes diarios van a tus prioritarios y ninguno destacará.
3. ¿Todavía siguen vigentes?
   Revisa tus filtros con cierta regularidad. Contactos obsoletos, proyectos que terminan… con el tiempo algunas reglas pierden validez y hay que reajustarlas o eliminarlas.

Bien utilices los nuevos Prioritarios como los filtros de toda la vida, distinguir, clasificar y atender a los mensajes según su importancia, es fundamental. O eso, o te ahogarás diariamente en un mar de ruido y correos de poca importancia. Trabajar con filtros supone una diferencia colosal en tu Productividad.
Y a ti, ¿cómo te ha ido a con los Prioritarios? ¿Has podido probarlos y te convencen… o seguirás con los filtros de toda la vida?

Crea tus propios filtros como los Prioritarios de Gmail

de ThinkWasabi de Berto Pena

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Publicado por VRedondoF para UI el 9/08/2010 09:08:00 AM